Centrální evidence - FAQ
Přinášíme Vám soubor otázek a odpovědí na systém centrální evidence a objednávkový systém členských příspěvků:
1, Zkoušel jsem si vytisknout několik vzorů té karty. Vyjelo mi to s fotografií po pravé straně a po levé straně je takový čtvercovitý flek, to je v pořádku?
Odpověď:
"Čtvercový flek" je tzv. QR kód, který obsahuje základní údaje o členovi. Bude sloužit k načítání údajů při prezentaci na závodech juda.
2, Nejde mně do evidence zadat údaje u zkušebního komisaře III.třídy.
Odpověď:
Zkušební komisaři budou kompletně přečíslováni. Noví zkušební komisaři se musejí zúčastnit školení, kde jim budou udělena nová čísla. Je to proto, že se dříve titul "Zkušební komisař" uděloval automaticky. Chtěli bychom, aby i zkušební komisař měl přiměřenou odbornost v oblasti znalosti technik a jejich hodnocení.
3, Objednával jsem pro členy našeho klubu známky, cenu jsem již zaplatil na uvedené číslo účtu. Chci se zeptat, zda mi přijde ještě na e-mail či jiným způsobem bude potrvzeno jejich zaplacení? Žádné podbarvení se mi u členů neobjevilo.
Odpověď:
Po uložení objednávky se odešle tato objednávka do systému jako objednaná. Po připsání příslušné částky na účet ČSJu potvrdí účetní svazu uhrazení v systému. Tento krok způsobí, že se u členů, kteří měli příspěvek objednán objeví v klubových údajích údaj o zaplacení členského příspěvku pro daný rok. Barevné označení se objeví při zvolení Členské příspěvky - hromadné úpravy.
V systému objednávek se Vám objeví místo proforma faktury konečná faktura.
4, Musím nahrát fotky dětí do profilu? Jsou tam nějaké dané parametry?
Odpověď:
Fotografie členů se nahrávají do profilu člena. Doporučuji menší velikost např. 300x300 px - urychlí to nehrání na server.
Jediným parametrem je, aby fotka měla čtvercový formát, jinak dojde k deformaci.
5, Kartu do průkazu si mohu vytisknout sám, nebo musím na svaz?
Odpověď:
Karty si tiskne klub nebo uživatel sám. Doporučuji tisk z hlavní stránky centrální evidence, kde se vytisknou 4 karty na jednu stránku A4. Předtím je možné si upravit filtr např. na "dorostenci", případně
6, Na záložce Osobní údaje řádek Zveřejnit - mně není jasný význam
Odpověď:
Pokud u člena zvolíte „nezveřejnit“ – nebude tato osoba zobrazena v plném výpisu bez přihlášení zde...
7, Na záložce Klubové údaje - Klubové funkce - není mně jasné, co je registrovaný a co neregistrovaný spotrovec
Odpověď:
Tento parametr je pozůstatek charakteristiky pro export pro ČSTV. Nyní nemá žádný význam.
8, Proč nejde v evidenci ČSJu zapisovat DANy?
Odpověď:
Evidence DAN (jako nejvyšší technický stupeň) patří plně do kompetence ČSJu.
Zapisování bude průběžně dle podkladů provádět p.Tomáš Buchar, člen kolegia DANů.
Pokud budete mít nějaký dotaz, pak je možné se na něj obrátit:
Tomáš Buchar
mobil: +420 - 739 416 241, e-mail: buchar.tomas@seznam.cz
9, Nelze vkládat oddílové logo
Odpověď:
Logo může vkládat jen klubový administrátor při otevření svého klubu.
10, Jakým způsobem lze doplnit údaje pro - Trenérská třída, Zkušební komisař, rozhodčí?
Odpověď:
Údaje - Trenérská třída, Zkušební komisař, Rozhodčí – III. tř zadávají krajští administrátoři, II a I zadává svaz dle svých záznamů.
11, Do kdy mohu aktualizovat údaj o KYU?
Odpověď:
Tento údaj je možné doplnit ke svým členům do 31.3.2012. Po tomto datu budou i tento údaj zadávat krajští administrátoři.
12, Je nutné uvádět v Centrální evidenci rodné číslo?
Odpověď:
V tuto chvíli není nutné RČ uvádět dle skutečnosti. Je pouze nutné kolonku vyplnit (např. 999999 1111).
Není ale jasné, zda v budoucnu bude s vazbou na státní dotace tento údaj povinný. Proto doporučuji tento údaj pokud je to možné uvádět.
13, Co znamená parametr Aktivní/Neaktivní?
Odpověď:
Uvedením parametru Neaktivní u člena znamená, že se Vám nebude zobrazovat v základním náhledu. Tento parametr by měl být používán u členů, kteří již klub nenavštěvují, ale je možné, že se do klubu vrátí nebo nechcete ztratit jejich data.
Tito Neaktivní členové se nezapočítávají do celkového počtu členů klubu.
14, Poplatky dle Ekonomických směrnic - Pokud dobře chápu funkci klubového administrátora podle Směrnice o Centrální evidenci, mohu tyto údaje jako klubový administrátor spravovat sama a nemusím tedy o editaci těchto údajů žádat krajského administrátora. V případě, že tuto editaci provede krajský administrátor, odměnu krajskému administrátorovi hradí klub. Pokud ale tuto editaci provede klubový administrátor, zpoplatněna by být neměla.
(Ekonomické směrnice odstavec 12.7. - Ostatní poplatky ty´kající se vedení centrální evidence členů a provádění změn v evidenci členů ČSJu) tabulka poplatků krajskému administrátorovi za editaci údajů v centrální evidenci. Jsou tam uvedeny i poplatky za vkládání a změny povinných údajů.
Odpověď:
Poplatky krajským administrátorům bude hradit kraj v oblasti evidence KYU, trenérů, rozhodčích a zk. komisařů (III.tř.) po 31.3.2012, kdy bude editace pro kluby v těchto údajích uzavřena. V praxi to znamneá, že pokud zkušební komisař vyzkouší cca 10 dětí, odešle formulář a příslušný poplatek (dle Ekonomických směrnic) krajskému svazu. Ten pověří uložení těchto dat do DB krajského administrátora. Poplatky jsou příjmem KS ČSJu.
Pokud se klub rozhodne, že si nebude svá dat v CE spravovat, může (za poplatek) pověřit touto činností krajského administrátora.
Každý klub má právo si svá data spravovat bezplatně (mimo uvedené údaje).
15, Tisk Evidenční karty ČSJu - Podle Ekonomických směrnic je tisk karty krajským administrátorem zpoplatněn. Ve Směrnici o centrální evidenci není ale nikde napsáno, kdo je oprávněn tuto kartu vytisknout. Pokud tuto kartu barevně vytiskne administrátor klubu, měla by být také plnohodnotným dokladem.
Odpověď:
Za jakých podmínek karta nahrazuje průkaz juda nebo evidenční kartu mláděte je uvedeno ve Směrnici o centrální evidenci:
G) EK nahrazuje průkaz juda nebo Evidenční kartu mláďat za předpokladu, že splňuje tyto podmínky:
1) je vytištěna v takové kvalitě a formátu, aby byly všechny údaje čitelné a identifikovatelné
2) není mechanicky poškozená a je úplná
3) mimo povinné údaje obsahuje:
- fotografii identifikující člena v barvě
- platné údaje technické vyspělosti člena KYU nebo DAN
- údaje o hostování - pokud je uděleno
- platné údaje o dosažené kvalifikaci (trenér, rozhodčí, zk. komisař)
- údaj o uhrazeném členském poplatku za daný rok
- potvrzení o lékařské způsobilosti člena - lékařská prohlídka (pokud nestanoví interní předpisy ČSJu jinak)
Povinné údaje člena - fyzické osoby:
- jméno
- příjmení
- datum narození
- aktivní - ANO/NE
- pohlaví – Muž/Žena
- zveřejnit – ANO/NE (v případě parametru NE, nebude člen viditelný v základním výpisu)
- závodník – ANO/NE
- adresa bydliště – ulice, obec
- klub
16, Karty po zaplacení příspěvků si budeme moci vytisknout sami a nebo nám je někdo vytiskne a pošle?
Odpověď:
Karty si vytiskente sami. V horní liště ikon je poslední ikonou tisk karty. Můžete si zafiltrovat věkovou kategorii, kterou si vytisknete.
17, Zkoušela jsem si do evidence dodat fotografii (300x300px jak doporučujete), ale i tak se mi fotka zdá roztáhnutá. Jak moc to bude vadit?
Odpověď:
Důležitý je čtvercový ořez. Pokud bude fotka zdeformovaná, není to velký problém. Důležité je, aby byl člen na fotografii rozeznatelný.
18, Zkusila jsem si vytisknout jen mojí kartu a některé informace jsou čitelné, ale některé jsou nečitelné.
Odpověď:
Asi to bude problém Vaší tiskárny. Tisk karty (4 ks na A4) je i na jednoduché inkoustové tiskárně bez problémů. Zkuste to, prosím na jiné tiskárně.
19, Jak je to se seříznutim karet? Je stanoven nějaký rozměr?
Odpověď:
Karta by měla být oříznutá na rozměr A6, tj. 15 cm výška a 10,5 cm šířka.
20, Bude vadit, když budou karty zalaminované?
Odpověď:
Pokud bude karta zalaminovaná, bude odolnější. Vůbec to nevadí.